Nationaal Archief. Collectie, tentoonstellingen en activiteiten

Nationaal Archief verstrekt niet langer kopieën uit beperkt openbare archieven


Den Haag

Vanaf heden is het bij onderzoek in het Nationaal Archief niet langer mogelijk om kopieën te laten maken van documenten uit archieven waaraan beperkingen aan de openbaarheid zijn gesteld. Dat is het resultaat van een evaluatie van de omgang met het verstrekken van reproducties uit dergelijke archieven aan bezoekers en een recente uitspraak van de Rechtbank Den Haag. Uiteraard mag u bij het raadplegen van beperkt openbaar archiefmateriaal wel aantekeningen blijven maken.

Wat verandert er precies?

Tot op heden was het in een beperkt aantal gevallen mogelijk om reproducties te laten maken van documenten uit beperkt openbare archieven. Bijvoorbeeld wanneer deze documenten geen persoonsgegevens bevatten, of als de persoonsgegevens van derden onleesbaar waren gemaakt (anonimiseren). Dat gaat veranderen. Met ingang van 1 september 2012 kunt u geen kopieën meer laten maken uit archieven waarvoor beperkingen aan de openbaarheid zijn gesteld.

Waarom? Uitspraak Haagse Rechtbank

Eerder dit jaar heeft de Rechtbank Den Haag een uitspraak gedaan in een zaak die betrekking had op kopieën uit beperkt openbaar archief. De Rechtbank oordeelt dat uit de beperking aan de openbaarheid van het archief logischerwijs voortvloeit dat het niet mogelijk is om daaruit kopieën te verstrekken. Immers, de openbaarheidsbeperkingen worden in feite opgeheven door het verstrekken van kopieën van documenten. Met alle mogelijke, schadelijke gevolgen voor de persoonlijke levenssfeer van de in de stukken genoemde personen. De beheerder van de archiefbescheiden (in dit geval dus de gemeente Den Haag) heeft dan namelijk niet langer toezicht op het niet-openbare archiefmateriaal. De Haagse Rechtbank ziet geen bezwaar in het maken van persoonlijke aantekeningen op basis van het beperkt openbare archief.

Belang Haagse uitspraak voor Nationaal Archief

Deze uitspraak is niet alleen belangrijk voor de gemeente Den Haag. Voor het Nationaal Archief vormde hij aanleiding om de dagelijkse praktijk bij het verstrekken van reproducties uit archieven die op grond van bescherming van de privacy beperkt openbaar zijn, nog eens kritisch te bekijken. Op basis daarvan is besloten om niet langer reproducties uit beperkt openbare archieven te verstrekken. Ook niet als de gevraagde reproducties na onderzoek geen persoonsgegevens blijken te bevatten of moeten worden geanonimiseerd.

Dat laatste is een erg arbeidsintensief proces. Alle documenten in een dossier moeten vooraf door een medewerker van het Nationaal Archief worden gecontroleerd op de aanwezigheid van persoonsgegevens van derden, ofwel: andere personen dan degene op wie het dossier betrekking heeft. Vaak gaat het dan om getuigen, mede-daders, slachtoffers bij rechtszaken, familieleden in sociale en medische aangelegenheden etc.

Voor dit arbeidsintensieve onderzoek heeft het Nationaal Archief onvoldoende capaciteit. De beschikbare medewerkers Dienstverlening richten zich primair op de directe dienstverlening aan de balie in de studiezaal en het verlenen van inzage in beperkt openbare archieven. Daarbij komt dat het maken van reproducties uit beperkt openbare archieven geen wettelijke taak van het Nationaal Archief is.

Wat betekent het voor u?

Het is dus niet langer mogelijk kopieën te (laten) maken van beperkt openbaar archiefmateriaal. Het blijft echter wel toegestaan om tijdens het raadplegen van beperkt openbare documenten daarvan persoonlijke aantekeningen te maken.

Zoals gezegd wordt deze nieuwe situatie op 1 september van kracht. Vanaf die datum worden geen nieuwe aanvragen voor reproducties uit beperkt openbare archieven meer in behandeling genomen. Uiteraard zullen de nog lopende aanvragen voor reproducties normaal afgehandeld worden.

Uitzondering

Wanneer u toestemming heeft verkregen om beperkt openbaar archiefmateriaal in te zien vanwege de vaststelling, uitoefening of verdediging van een recht kunt u tegen betaling nog wel reproducties ontvangen. Dit omdat u ten behoeve van een gerechtelijke procedure of andersoortige officiële aanvragen (bijvoorbeeld: voor het toekennen van een nabestaandenpensioen kan een echtscheidingsvonnis nodig zijn) veelal schriftelijk bewijs zal moeten leveren. De wet heeft in deze mogelijkheid voorzien.

Een andere uitzondering vormen zorgdragers (ministeries en andere organen van de rijksoverheid) die een of meer reproducties uit door hen aan het Nationaal Archief overgedragen archiefmateriaal willen hebben. Voor hen blijft de mogelijkheid bestaan om deze kopieën te verkrijgen.

Uitgebreid
Zoek in collecties
Zoek in