De handreiking biedt handvatten om keteninformatie duurzaam toegankelijk te maken en te behouden. De handreiking geeft antwoord op vragen als:
- Wie is verantwoordelijk voor welke informatieobjecten in de keten?
- Welke afspraken moet je maken over de duurzame toegankelijkheid van deze informatieobjecten?
- Hoe kan je verantwoording afleggen aan burgers en bedrijven?
- Hoe zorg je ervoor dat een informatiesysteem de samenwerking optimaal ondersteunt?
- Hoe zorg je ervoor dat informatie binnen de keten op een eenduidige, afgestemde manier wordt gewaardeerd en geselecteerd?
Het doel van deze handreiking is om ondersteuning te bieden bij vraagstukken rondom het beheer van keteninformatie. Overheden voeren namelijk veel van hun taken uit in een keten waarbij ze hetzelfde doel voor ogen hebben. Intensiever samenwerken zorgt ervoor dat de bijbehorende informatievraagstukken meer naar de voorgrond treden. Denk bijvoorbeeld aan de vraag wie bestuurlijk verantwoordelijk is voor welke informatieobjecten in de keten. Of aan hoe je informatie op een gestructureerde en gedegen manier kan delen. Er zijn dus goede afspraken nodig om de keteninformatie duurzaam toegankelijk te houden, dus; vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig. De maatregelen die daarvoor nodig zijn bepaal je het beste op het moment dat de werksystemen gekocht, gebouwd, aangepast of afgeschaft worden. We noemen dit ‘archiveren by design’.
In een informatieketen delen of creëren samenwerkingspartners informatieobjecten, metagegevens en gegevens. Het gaat dan om het delen van de informatieobjecten zelf en de informatie over het proces. Denk daarbij aan beslissingen en besluiten die door de verschillende organisaties worden genomen in de keten.
Houd deze definities aan bij het gebruiken van de handreiking:
- Keten volgens de NORA: “Een keten is een samenwerkingsverband tussen organisaties die naast hun eigen doelstellingen, één of meer gemeenschappelijk gekozen (of door de politiek opgelegde) doelstellingen nastreven. Deze ketenpartners zijn zelfstandig, maar zijn ook afhankelijk van elkaar waar het gaat om het bereiken van de gezamenlijke doelstellingen.”
- Samenwerkingsverband volgens de concepttekst van de Nieuwe Archiefwet (artikel 3.4.1): “Duurzame onderlinge samenwerking tussen meerdere overheidsorganen en al dan niet één of meer andere partijen, in welk kader onder de verantwoordelijkheid van meerdere verantwoordelijke overheidsorganen documenten worden opgemaakt of ontvangen.”
Deze handreiking is bedoeld voor alle overheidsorganisaties die onderdeel zijn van een informatieketen, een wettelijke taak uitvoeren en daarmee onder de Archiefwet vallen. De handreiking helpt hen keuzes te maken om de archivering in de keten op een juiste manier in te richten en uit te voeren.
De handreiking is niet geschreven voor organisaties buiten de overheid, maar die kunnen hem wel gebruiken.
Deze handreiking is in de eerste plaats bedoeld voor informatieprofessionals, bijvoorbeeld adviseurs informatiebeheer en adviseurs informatiehuishouding, van organisaties die zich bevinden in informatieketens. Daarnaast kan de handreiking ook worden gebruikt door juristen, bestuurders en adviseurs die zich bezighouden met het opzetten van samenwerkingsverbanden tussen overheden. Maar ook bijvoorbeeld door data- en informatiearchitecten.
Stap voor stap behandelt de handreiking de keuzes die je maakt bij het afstemmen van verantwoordelijkheden bij het inrichten van archiveren binnen ketens. Er worden vraagstukken omschreven die specifiek voor informatieketens gelden. Voor deze vraagstukken worden ook handvatten geboden.
De handreiking bestaat uit de volgende modules:
- Uitgangspunten voor archiveren in informatieketens: Waar loop je tegenaan wanneer je archiveren in een informatieketen gaat inrichten?
- Verantwoordelijkheid in informatieketens: in ontwikkeling
- Inrichtingskeuzes voor informatiesystemen in informatieketens: in ontwikkeling
- Waardering en selectie in informatieketens: in ontwikkeling