Deze handreiking is bedoeld voor een (mogelijke) externe deskundige die een advies gaat uitbrengen bij een selectielijst.
Deze handreiking is informerend. Externe deskundigen zijn onafhankelijk en kunnen er bijvoorbeeld voor kiezen om hun advies anders vorm te geven.
De scope van deze handreiking is beperkt tot de verplichte betrokkenheid van een externe deskundige bij het opstellen van een selectielijst. Maar overheidsorganisaties hebben de mogelijkheid om een externe deskundige ook te betrekken in de bredere besluitvorming over informatievraagstukken. Denk aan onderwerpen als vernietiging, vervanging en (beperkingen op de openbaarheid bij) overbrenging. Of aan actieve openbaarmaking op grond van andere wetten dan de Archiefwet. Zodat ook voor die aspecten het perspectief van de burger is geborgd. Maak ook bij een bredere invulling van je rol als externe deskundige goede afspraken met de organisatie en leg die vast.
Waardering en selectie – het antwoord op de vraag of overheidsinformatie blijvend wordt bewaard dan wel vernietigd - raakt zowel de burger als de overheid. Alle informatie bewaren is geen optie. Zo schrijft wet- of regelgeving voor dat bepaalde informatieobjecten vernietigd moet worden. Maar alles vernietigen is evenmin een optie. De democratische controlemogelijkheden worden dan onmogelijk en cultureel erfgoed gaat verloren. Tot slot zijn er ook de risico’s van het te vroeg of te laat vernietigen van informatieobjecten. In al deze gevallen worden de belangen van burgers en organisaties benadeeld.
Daarom bepaalt de Archiefwet dat in een selectielijst wordt vastgelegd wat wordt bewaard en wat uiteindelijk, na het verstrijken van bewaartermijnen, wordt vernietigd. En het Archiefbesluit 1995 bepaalt dat bij het opstellen van een dergelijke selectielijst ook een externe deskundige betrokken moet worden. Die vertegenwoordigt het burgerbelang bij waardering en selectie van overheidsinformatie.
In de Handreiking Waardering en Selectie lees je meer over burgerbelang, organisatiebelang en erfgoedbelang.
Aan de externe deskundige worden conform het Archiefbesluit 1995 eisen gesteld.
Een eerste eis is dat je onafhankelijk bent van de overheidsorganisatie waarop de selectielijst betrekking heeft. Dit betekent kort samengevat dat er tussen deze overheidsorganisatie en jou geen financiële of persoonlijke banden mogen bestaan die op enigerwijze jouw advies kunnen beïnvloeden. Een tweede eis is inzicht hebben in het belang van overheidsinformatie voor de relatie burgers-overheid. Kennis van het onderwerp van de selectielijst is geen eis, maar heeft wel de voorkeur.
In de Handreiking Waardering en Selectie lees je meer over de eisen voor een externe deskundige.
Een externe deskundige wordt conform het Archiefbesluit 1995 benoemd. De precieze procedure verschilt tussen Rijksoverheid en (koepelorganisaties van) decentrale overheden. Een financiële vergoeding is niet wettelijk verplicht, maar wel de regel.
Na je benoeming stel je jouw advies op, onafhankelijk van de overheidsorganisatie. Het precieze verloop van het traject verschilt tussen Rijksoverheid en (koepelorganisaties van) decentrale overheden.
Je bent onafhankelijk en je kan dus zelf bepalen hoe je je advies opstelt. Maar je kunt daarbij wel gebruikmaken van een aantal vrijblijvende tips en suggesties.