Lessons learned: Nationaal Archief Noorwegen
Dit praktijkvoorbeeld gaat over de Noorse aanpak, gebaseerd op de zogenaamde ‘regulatory sandbox’. De sandbox is een werkvorm die de deelnemers stimuleert om samen op creatieve wijze tot oplossingen te komen.
Voor deze casus is op 17 maart 2022 een interview afgenomen met Marthe Rosenvinge, senior adviseur bij het Nationaal Archief Noorwegen.
Het praktijkvoorbeeld illustreert hoe een balans is gevonden tussen strikte regelgeving enerzijds en gebruiksvriendelijkheid van een informatiesysteem anderzijds. Het laat ook zien hoe met de regularity sandbox een archiefinstelling en een archiefvormer samen kunnen werken aan archiveren by design.
Context praktijkervaring
In 2019 verscheen een overheidsrapport waarin stond dat de aanpak voor informatiebeheer moest veranderen. Archivarissen waren te zeer gericht op strikte naleving van wet- en regelgeving en daardoor niet effectief. Dit resulteerde enerzijds in perfecte archiefsystemen die niet breed werden gebruikt. En anderzijds in veelgebruikte taakapplicaties zonder archieffunctionaliteit. Deze kloof werd mede veroorzaakt door achterhaalde regelgeving, die zich lastig laat vertalen naar gebruiksvriendelijke oplossingen. Nieuwe informatiewetten moeten meer toekomstbestendig zijn.
Om dit te veranderen is in 2021 de regularity sandbox geïntroduceerd als instrument voor archiveren by design.
De sandbox had twee voorname doelen:
- Vind een balans tussen naleving van wet- en regelgeving en gebruiksvriendelijkheid. Met andere woorden: kan voor een gebruikersgerichte aanpak meer in de geest van de wet worden gehandeld in plaats van volgens de letter van de wet? Welke aanpassingen kunnen gedaan worden om dit mogelijk te maken?
- Verken de toekomst van het archiveren. Wordt uitgedaagd om meer op de achterliggende doelstellingen van wet- en regelgeving te richten en nieuwe manieren te vinden om hier invulling aan te geven. Wissel kennis en ervaring op dit punt uit met andere overheidsorganisaties.
Verschillende overheidsorganisaties kunnen zich voor de sandbox inschrijven. Het Nationaal Archief van Noorwegen het belangrijk om met diverse soorten casuïstiek aan de slag te gaan. Ze willen inspringen in situaties waar een impact gemaakt kan worden. Verschillende type vraagstukken dragen namelijk bij aan het leerproces. Nadat een casus is geselecteerd, wordt een gap-analyse gemaakt om inzicht te krijgen op welke punten verbetering nodig is.
De Pega-casus
De eerste casus die werd geselecteerd voor de sandbox, was het Noorse Health Net met de Pega-applicatie. Dit is een systeem dat gebruikt wordt door verschillende overheidsorganisaties. Onderzoekers kunnen in Pega toegang tot data aanvragen. Elke aangesloten organisatie bepaalt individueel of de onderzoeker toegang krijgt. Het systeem bevat onderzoeksdata, dus geen privacygevoelige gezondheidsgegevens. Daarom was dit systeem geschikt voor een experimentele aanpak. Als er iets mis zou gaan, is de impact beperkt.
In het begin kostte het veel tijd om te ontdekken hoe het systeem in elkaar zat. Er is een mapping gemaakt op basis van de processen in het systeem en de wettelijke eisen voor archivering. Het Nationaal Archief van Noorwegen hielp de gezondheidsorganisaties om deze mapping te maken in een speciaal hiervoor ontworpen Excel-tool.
Les 1: creëer ruimte om met open blik te experimenteren
De huidige regelgeving in Noorwegen wordt gezien als ouderwets en erg strikt. Dit is een risico omdat je hiermee mogelijk systemen creëert die niemand wil gebruiken. De informatie in het systeem is dan van hoge kwaliteit, maar veel informatie komt helemaal niet in het systeem terecht. Een betere balans tussen gebruikersperspectief en compliancy is nodig. De sandbox bleek een goede methode om hiermee te experimenteren. Eén van de spelregels in de sandbox is: geen enkel idee is fout. Dit dwingt deelnemers om een open blik te hebben, wat een succesfactor bleek te zijn. Het testen en het gaandeweg leren hielp enorm. Het Nationaal Archief van Noorwegen gaf toe dat ze ook niet op alle vragen een antwoord hadden. Door deze open houding werd voor overheidsorganisaties een veilige omgeving gecreëerd om te experimenteren.
Les 2: laat voorbeelden zien om bewustwording te vergroten
Archiveren by design staat pas twee jaar op de agenda, maar er ontstaan steeds meer initiatieven. De publiciteit rondom de sandbox heeft absoluut bijgedragen aan het vergroten van de bewustwording over het belang van archiveren by design.
Les 3: maak afspraken over verantwoordelijkheden
Het onderwerp dat de meeste aandacht kreeg was een juridische analyse van de metadata (wie creëerde wanneer wat?). De Noorse wet schrijft voor dat overheidsorganisaties informatie in hun eigen archiefsysteem archiveren. In dit geval was dat ingewikkeld, omdat het om een gedeeld systeem ging. De werkgroep nam een stap terug. En richtte zich op de achterliggende gedachte van de wet in plaats van op de feitelijke wettelijke verplichtingen. Uiteindelijk werd er voor gekozen om de informatie in het centrale systeem te houden en dat als archiefsysteem aan te wijzen. Met metadata kan worden herleid wie welke data heeft gecreëerd of gewijzigd. Dit is geen strikte toepassing van de wet, maar het is wel in de geest van de wet.
Archiveren in een gezamenlijk platform vereist afspraken over verantwoordelijkheden. Het is eenvoudig om taken te delegeren. Maar hoe beleg je verantwoordelijkheden? Het is belangrijk om de afspraken hierover vast te leggen. Bijvoorbeeld, wie neemt de verantwoordelijkheid op zich om de data in de toekomst over te brengen naar het Nationaal Archief? En als een overheidsorganisatie besluit om geen gebruik meer te maken van het platform, wat gebeurt er dan met de data van die organisatie?
Les 4: streef naar dataminimalisatie, niet alle informatie vereist preservering
Pega is niet ontworpen als archiefsysteem. Het was belangrijk om vernietigingsfunctionaliteit in te richten. Bijvoorbeeld als de data na vijf jaar moet worden vernietigd. Veel systemen verwijderen niet, maar verbergen de informatie alleen. De wet schrijft daadwerkelijke vernietiging van informatie voor. Om hier stappen in te zetten, is een analyse gemaakt vanuit archiefperspectief: komt alle informatie voor eeuwige preservering in aanmerking? Het heeft de voorkeur om dataminimalisatie toe te passen en hierover na te denken voordat de informatie wordt overgebracht naar het Nationaal Archief.
Les 5: betrek alle lagen van de organisatie
Het organisatorische aspect is erg belangrijk voor het succes van archiveren by design. Het is in het bijzonder van belang dat het management zich betrokken voelt. Ook vertrouwen speelt een grote rol. In een volgende casus wil het Noorse Nationaal Archief directeuren actiever betrekken en vragen naar hun perspectief.