Migreren wordt gerealiseerd door negen DUTO-functies die hieronder nader worden toegelicht, in de context van dit DUTO-proces. De volgorde die hierbij wordt aangehouden, is niet dwingend.
Dit bepaalt de rechten die gebruikers nodig hebben om informatieobjecten te kunnen migreren. Het actueel beheer van toegangsrechten is ook een generieke randvoorwaarde.
Een voorbeeld van een metagegeven dat betrekking heeft op het proces van migreren is de datum van migratie. De migratie zelf kan, als onderdeel van de verantwoording, ook met metagegevens worden vastgelegd.
Het proces van migreren is afhankelijk van het vermogen om informatieobjecten met bijbehorende metagegevens te selecteren met een zoekfunctie. De zoekresultaten zijn onder andere belangrijk voor het verantwoorden van de migratie.
Wanneer informatieobjecten worden gemigreerd naar een andere applicatie (doelsysteem) is het nodig dat het doelsysteem zodanig functioneel is ingericht dat het toevoegen van informatieobjecten inclusief de bijbehorende metagegevens mogelijk is.
Het is nodig om de te migreren informatieobjecten te controleren op juistheid en volledigheid. Zo stel je vast dat structuur en inhoud van de informatie tijdens het migratieproces niet aangetast zijn op een manier die de duurzame toegankelijkheid van de informatie ondermijnt. Dit kan bijvoorbeeld door steekproeven op integriteit uit te voeren. Komen in- en output met elkaar overeen? Zijn er geen beschadigingen? En door na te gaan of ook de bij de informatieobjecten behorende metagegevens zijn overgebracht en correct zijn ‘gemapt’.
Voordat er daadwerkelijke migratie plaatsvindt, worden de informatieobjecten vaak (tijdelijk) elders opgeslagen. Ook kan het voorkomen dat een deel van de informatieobjecten niet wordt gemigreerd. Hiervoor moet de organisatie passende opslag regelen gedurende de bewaartermijn van die informatieobjecten.
Voor het migreren van informatieobjecten kan het nodig zijn om deze te converteren naar een ander bestandsformaat. Dit vanwege de leesbaarheid en het gebruik van overheidsinformatie. Maar ook omdat het doelsysteem beter werkt met bepaalde bestandsformaten. Denk aan conversie naar open standaarden of aan het scannen van fysieke documenten naar digitale versies. De gekozen conversiemethode moet passen binnen de preserveringsstrategie (een generieke randvoorwaarde binnen het DUTO-raamwerk) van de organisatie. Bij conversie kan er ook sprake zijn van vervanging. De handreiking vervanging archiefbescheiden geeft daarbij houvast.
Om informatieobjecten te kunnen migreren, is het nodig dat ze gedeeld en uitgewisseld kunnen worden met bijvoorbeeld de nieuwe doelapplicatie. Uitwisseling maakt de verbinding tussen bron en bestemming mogelijk. Hierdoor kunnen informatieobjecten gedeeld worden.
Met een migratieplan documenteer en toets je het proces van migreren. Je legt er bijvoorbeeld in vast hoe de migratie is uitgevoerd, en getest. En wat het eindresultaat is. Zo kun je verantwoording afleggen over hoe het proces van migreren is verlopen.